Was zeichnet erfolgreiche virtuelle Teams aus?
Eine Arbeitsgruppe ist noch kein Team
Virtuelle Teams – Nicht jede Arbeitsgruppe ist automatisch ein Team. Unter dem Begriff „Team“ versteht man eine formelle Arbeitsgruppe, die sich gegenseitig abstimmt und im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gruppe vor allem durch ein gemeinsames Ziel und eine gemeinsame Aufgabe gekennzeichnet ist. Es findet ein Austausch an Informationen zwischen den einzelnen Teammitgliedern statt. Die Teammitglieder machen „gemeinsame Sache“ (starkes „Wir-Gefühl“). Die Teammitglieder prägt ein ausgeprägtes Bewusstsein über die Rolle ihres Teams in der Gesamtorganisation.
Oft umfasst ein Arbeitsauftrag mehrere Teilaufgaben, welche durch die einzelnen Teammitglieder bearbeitet werden. Diese Arbeitsaufträge werden ergebnisorientiert gelöst und erfordern eine spezielle informationstechnische Vernetzung innerhalb des Teams.
Virtuelle Teams
Ein virtuelles Team besteht aus einer Gruppe von Menschen, die über verschiedene Standorte und Regionen hinweg an einem gemeinsamen Ziel und einem gemeinsam Arbeitsauftrag arbeiten. Durch die Bereitstellung neuer Kommunikations-Technologien wie z. B. Videocalls oder Telepresence wird das Arbeiten in virtuellen Teams erst ermöglicht. Voraussetzung für eine erfolgreiche virtuelle Teamarbeit ist deshalb die sichere Beherrschung dieser Kommunikationsmedien.
In der heutigen Zeit ist die virtuelle Teamarbeit in globalen Konzernen bereits weit verbreitet wie der Virtual Teams Survey 2018 eindrucksvoll bestätigt (Quelle: culturewizard). Demnach stieg die Einbindung in Globale Teams von 64 % in 2010 auf 89 % in 2018. 62 % der Teilnehmer gaben an, in Teamstrukturen zu arbeiten, die drei oder mehr unterschiedliche Kulturen umfassen. Ein weiteres Indiz für die Diversität von virtuellen (Projekt-) Teams.
Voraussetzungen für erfolgreiche virtuelle Teams
Nach meiner Team Coaching Erfahrung sind die folgenden Punkte entscheidende Voraussetzungen für den Erfolg in einem virtuellen Team:
- Funktionierende technische Infrastruktur
- Fundiertes technisches Verständnis über die Kommunikationsmedien
- Klare Ziele und Regeln für die Kommunikation im Team
- Ausgeprägte Feedback Kultur im Team
Mit die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg ist jedoch ein Umdenken im Unternehmen. Ein Umdenken sowohl von Seiten der Führungskraft als auch der Mitarbeiter. Angesichts der besonderen Herausforderungen in virtuellen Teams werden Kooperation und Vertrauen noch wichtiger. Diese Kultur gilt es zu etablieren. Hier ist insbesondere die Unternehmensführung und die Projektleitung / Führungskraft gefragt.
Besondere Herausforderungen für virtuelle Teams
Verschiedene Zeitzonen, Sprachen und kulturelle Aspekte prägen die Arbeit in virtuellen Teams im Vergleich zu herkömmlichen Teams vor Ort. Dies bringt einen nicht unerheblichen Koordinierungsaufwand für virtuelle Teams mit sich. Wenn sich die Teammitglieder untereinander für ihre Unterschiedlichkeit interessieren, erleichtert dies die Koordinierung. Die Führungskraft ist gefragt, die Neugierde und das Interesse der Mitglieder aneinander positiv zu unterstützen.
Unterschiedliche Arbeitsmittel, Organisationsstrukturen, Infrastrukturen, Vorgaben und Rituale können die erfolgreiche Arbeit in virtuellen Teams erschweren. Die Führungskraft tut gut daran, für eine Vereinheitlichung von Arbeitsmitteln und Vorgaben zu sorgen (Teil des Norming).
Im Rahmen des Virtual Teams Survey 2018 wurden von den Teilnehmern vor allem die folgenden Herausforderungen für globale, virtuelle Teams genannt:
- Unterschiedliche Zeitzonen
- Schwer zu verstehende Akzente / Slang der englischen Sprache
- Sehr unterschiedliches Engagement der Teammitglieder (z.T. kulturbedingt)
- Nationale und kulturelle Egoismen
Virtuelle Teams und ihre Vorteile
Kenntnisse und Kompetenzen der Teammitglieder ergänzen sich in einem globalen Maßstab:
- Komplexe Probleme können effektiver und schneller gelöst werden als mit Einzelkämpfern
- Globale Kostenvorteile können gezielt genutzt werden
- Virtuelle Teams stehen für Flexibilität und ermöglichen mehr Projektarbeit in Zeiten des Wandels
Führung für virtuelle Teams
Ähnlich wie bei klassischen vor Ort Teams hat die Führungskraft vor allem folgende Aufgaben:
- Die Tätigkeiten im Team zu koordinieren
- Die Teammitglieder bei offenen Fragen zu unterstützen
- Im Falle eines Konfliktes zu moderieren
- Für die Weiterentwicklung des Teams zu sorgen
- Das Team in der Organisation zu repräsentieren
Die Führungsaufgaben sind also ähnlich, aber ungleich komplexer, da die unterschiedlichen kulturellen und sprachlichen Hintergründe zu berücksichtigen sind. Für viele Führungskräfte stellt dies eine ganz besondere Herausforderung dar. Oftmals fehlt es jedoch an der nötigen Schulung oder an hinreichender internationaler Erfahrung. Selbst bei noch so gutem Willen sind diese Kompetenzen noch nicht so weit verbreitet.
Die vier Entwicklungsphasen eines virtuellen Teams
Auch virtuelle Teams sind keine statische Gruppe. Sie unterliegen einer ständigen Entwicklung. Die Mitarbeiter kooperieren in unterschiedlichem Umfang in den unterschiedlichen Entwicklungsphasen ihres Teams. Als Führungskraft sind Sie gefordert, diese Teamprozesse zu erkennen und das Team in Richtung „Performing“ zu bringen. Typischerweise unterscheidet man die folgenden vier Phasen:
- Forming
- Storming
- Norming
- Performing
Gerade in virtuellen Teams ist es wichtig, dass Sie als Führungskraft gleich von Beginn an / in der Forming Phase klare und nachvollziehbare Regeln gemeinsam mit dem Team vereinbaren.
Achten Sie als Führungskraft in der Storming Phase auf potentielle Konflikte in Ihrem Team. Sensibilisieren Sie die Teammitglieder für die Schwierigkeiten. Sprechen Sie mit einzelnen Mitgliedern über deren Konflikte. Bleiben Sie selbst auf der sachlichen Ebene.
Teil des Norming ist es, unterschiedliche Arbeitsmittel, Prozesse und Rituale global zu vereinheitlichen. Oft stößt die Teamleitung in einer Matrix-Organisation hier an Grenzen. Dennoch bleibt es eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Wenn dies gelingt, hat es einen erheblichen positiven Effekt auf das Klima im Team.
Entscheidend für den Erfolg im virtuellen Team: Vertrauen
Vor diesem Hintergrund ist es eine entscheidende Aufgabe der Führungskraft, die Vertrauensbasis im Team zu stärken. Team Coaching kann dabei helfen, ein Wir-Gefühl in einem globalen, heterogenen Team zu erzeugen.
Ziel meiner Coaching Arbeit ist es häufig, die Führungskraft dabei zu unterstützen, eine Teamidentität aufzubauen. Denn diese ist häufig nicht vorhanden und schwer zu etablieren. Durch die erschwerte Kommunikation, den Mangel an persönlichen Kontakten und Rivalitäten hinsichtlich der Standorte im Konzern fällt es den Teammitgliedern schwer, Vertrauen aufzubauen.
Mehr zum Aufbau einer Vertrauenskultur finden Sie auch in meinem Blog Vertrauenskultur . Als Coach in Köln habe ich zahlreiche Projekte im Bereich Teamentwicklung begleiten dürfen und kann Sie tatkräftig mit meinen Erfahrungen bei Ihren Themen rund um virtuelle Teams unterstützen.
Ihr Coach in Köln
Hans-Georg Lauer
