Den Wandel erfolgreich gestalten – Change Management

Was Sie als Führungskraft bei einem Change Projekt beachten sollten

Nichts prägt den unternehmerischen Alltag derzeit so intensiv wie der Wandel. Viele Manager sind in Veränderungsprojekten engagiert. Umstrukturierungen im Unternehmen, Reorganisation von Strukturen mit Blick auf Digitalisierung, Veränderung der räumlichen Strukturen (Home Office oder Umzug ins Großraumbüro) und Flexibilisierung des Zeiteinsatzes – der ständige Wandel verlangt Führungskräften und Mitarbeitern vieles ab. Nicht zuletzt aufgrund der technologischen Entwicklung und der Globalisierung wird eine Anpassung der Organisation in immer kürzeren Zyklen erforderlich. Stichworte in Zeiten des Umbruchs sind agile Organisation und Holokratie

Einer aktuellen KfW Studie (KfW Research 08/2016) zufolge beschäftigen sich vier von fünf KMUs mit Change-Projekten. Allerdings sind die tatsächlichen Investitionen in Digitalisierung noch recht bescheiden. Die meisten Firmenlenker scheuen vor den organisatorischen Veränderungen und ihren Folgen zurück. Denn der Wandel will gesteuert und gemanaged werden.

In vielen Change Management Projekten geht es deshalb aktuell um die Frage, wie können Change-Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Viele Führungskräfte in KMUs verbringen mehr als 30 % ihrer Zeit mit der Gestaltung von Veränderungen. Und dieser Anteil dürfte in den folgenden Jahren weiter zunehmen.

Professionelles Projektmanagement als Basis für jeden Change Management

Nach wie vor bildet ein professionelles Projektmanagement eine wesentliche Basis für jeden Change Prozess. Die „technologische“ Seite darf nicht unterschätzt werden. Koordination und Planung werden benötigt und müssen durch moderne Projektmanagement Tools unterstützt werden. Im Gegensatz zu früheren „Wasserfall-Modellen“ (= nicht iteratives Vorgehen im Projektmanagement, z.B. bei der Software-Entwicklung) setzen Organisationen heute auf ein agiles und flexibles Modell. Die großen Planungen auf dem Reißbrett gehören der Vergangenheit an. Zwischenschritte, Abstimmungsrunden, Feedback-Schleifen und kurze Planungszyklen beherrschen das heutige Bild.

Konzept der laufbahnbezogenen Anpassungsfähigkeit

Neben einem funktionieren Projektmanagement kommt es auf bestimmte persönliche Kompetenzen der Führungskräfte an. Veränderungen werden dann weniger stressig erlebt, wenn die beteiligten Personen über ein bestimmtes Bündel an Kompetenzen / Fähigkeiten verfügen. Das besagt das Konzept der laufbahnbezogenen Anpassungsfähigkeit. Es stammt von dem amerikanischen Psychologie-Professor Mark L. Savickas. Wenn Führungskräfte über die folgenden vier Faktoren verfügen, können Sie Veränderungen besser bewältigen:

• Sorge: umsichtig zu fragen, wie sich die eigene Abteilung und Branche entwickeln muss
• Kontrolle: eigene Entscheidungen bezüglich Karriere treffen, Ziele setzen und verfolgen
• Neugier: sich für neue Themen interessieren, komplexere Fragestellungen neugierig analysieren
• Selbstbewusstsein: in die eigenen Fähigkeiten vertrauen

Im Rahmen der Personal-Auswahl kommt es gerade in Veränderungsprojekten darauf an, Führungskräfte einzustellen, die über die vier genannten Kompetenzen verfügen.

Die Veränderungsformel bei Change Management respektieren

Unabhängig vom konkreten Anlass der Veränderung (technologischer Wandel, Globalisierung, Kosten-Reduktion) konnte ich als Führungskräfte –Coach in vielen Situationen feststellen, dass Veränderung nur dann gelingt, wenn die sog. „Veränderungsformel“ respektiert wird:

Positive Vision * Leidensdruck + Erste Schritte > Kosten der Veränderung (= Zeit-und Kostenaufwand)

Diese Formel gilt sowohl für die Veränderung Einzelner, von Abteilungen und ganzen Organisationen. Fehlt es an nur einem Element auf der linken Seite der „Gleichung“, so wird es keinen erfolgreichen Veränderungsprozess geben.

In jedem Veränderungsprozess ist deshalb zu prüfen, ob alle Elemente der Gleichung vorhanden sind und ob es eventuelle Barrieren gibt, die bislang nicht bekannt oder bewusst gemanagt wurden. Als Manager tun Sie gut daran, dem „Leidensdruck“ (z.B. neuen Konkurrenten aus Fernost, schlechte Kundenzufriedenheitswerte, etc.) eine positive Vision entgegenzusetzen. Des Weiteren sind Führungskräfte gefordert, möglichst viele Mitarbeiter zu gewinnen, die Ihr Veränderungsziel unterstützen und weiter promoten.

Darüber hinaus gibt es in einem Change Prozess immer wieder ähnliche Maßnahmen und Aufgaben, auf die es ganz entscheidend ankommt:

• Die Ausgangssituation sauber analysieren (wo gibt es Leidensdruck?)
• Für die Vision und das Veränderungsziel in der Organisation aktiv werben
• Glaubwürdiges Vorbild sein und die gewünschte Veränderung selbst vorleben
• Dem mittleren Management und den Mitarbeitern mit Vertrauen begegnen (siehe Blog https://hglauer.com/vertrauenskultur-in-unternehmen/
• Unterstützer, Promotoren und Change Agents in der Organisation gewinnen
• Ausreichende Ressourcen für die geplante Veränderung mobilisieren

Konkrete Empfehlungen für Ihren Change Management Prozess

Als Führungskräfte-Coach kann ich Ihnen folgende, konkrete Empfehlungen für die erfolgreiche Führung von Veränderungsprozessen auf den Weg geben, um Veränderungs-Müdigkeit oder gar Resignation vorzubeugen:

• Nutzen Sie sowohl top down als auch bottom-up Initiativen. Nur ein Anstoß durch die Geschäftsführung ist genauso wenig Erfolg versprechend wie eine Initiative von unten. Nutzen Sie beide Ansätze, um die Veränderung wechselseitig zu verstärken.

• Testen Sie Ihren Plan und fangen Sie in einer kleinen Einheit an. Laden Sie die Mitarbeiter zu Best Practice Workshops ausgehend von einer ersten Implementierung ein.

• Gutes spricht sich in jeder Organisation schnell herum und wird zu einem sich selbst verstärkenden Prozess. Erzeugen Sie lieber eine Sogwirkung anstelle eines reinen „Push“ in die Organisation.

• Machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten und halten sie den Prozess für alle Beteiligten transparent, z.B. über Stand-up Meetings („daily scrum“), Frühstücksrunden, Talkrunden in der Mittagspause, Best Practice Gruppen.

• Suchen Sie sich bewusst eine kleine Gruppe von engagierten Change-Agents. So kommen Sie schneller voran und haben Promotoren, die hinter Ihren Ideen stehen.

• Stellen Sie sicher, dass ihr Projekt und jeder einzelne Mitarbeiter über genügend zeitliche Ressourcen verfügt. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle.

• Stellen Sie sich darauf ein, dass es auch Hindernisse und Schwierigkeiten geben wird. Indem Sie diese Haltung einnehmen, können Sie weniger überrascht werden. Und prüfen Sie, welche Chance in einer Schwierigkeit stecken. Stellen Sie auch Ihre Mannschaft frühzeitig auf mögliche Hindernisse ein.

• Starten Sie mit ersten Aktionen und sorgen Sie dafür, dass Ihr Projekt aus dem Planungsstadium so schnell wie möglich herauskommt. So gewinnt das Projekt rasch an Kontur.

Um Projekte im Change Management erfolgreich umzusetzen, hat es sich als zweckmäßig herausgestellt, das Management bereits in die Konzipierungs-Phase einzubeziehen und  frühzeitig durch Personalentwicklungs-Maßnahmen / Organisationsentwicklung zu begleiten. Coaching kann dabei helfen, die Veränderungspläne auf Ebene der einzelnen Führungskräfte zu unterstützen.

Seit 2014 bin ich als Business Coach und Organisationsberater mit den Schwerpunkten Führungskräfte- und Organisationsentwicklung tätig. Kleinere und mittlere Unternehmen unterstütze ich dabei, Ihre Strategien wirkungsvoll umzusetzen. Nach meinem Studium zum Dipl.-Psychologen und Dipl.-Kaufmann und Stationen in der Unternehmensberatung habe ich verschiedene internationale Unternehmen als Geschäftsführer / CFO geleitet.

Hans-Georg Lauer, Coach in Köln und Bonn