Wie können Führungskräfte wirksam Feedback geben?

Feedback als Führungsinstrument

Theoretisch wissen viele Führungskräfte, dass Feedback wichtig ist. Gerade in Zeiten des Umbruchs und der Reorganisation wollen Mitarbeiter wissen, wo sie stehen. Eine Rückmeldung kann dabei helfen, den Blick zu weiten. Wir alle haben „Blinde Flecken“. Mit blindem Fleck ist der Teil der Persönlichkeit gemeint, der mir nicht bekannt ist aber anderen (vergleiche auch Modell des „Johari-Fensters“, indem grafisch aufbereitet Selbst- und Fremdwahrnehmung miteinander zu einer Vierfelder Matrix kombiniert werden). Mehr zum Thema Kommunikation erfahren Sie auch auf Kommunikation für Führungskräfte.

Allerdings erlebe ich es in meinen Coachings immer wieder, dass Führungskräfte wenig oder gar keine Rückmeldung geben oder selbst von ihren Vorgesetzten erhalten. Viele Führungskräfte kommen zu mir ins Coaching mit der Frage, wie sie Lob/Kritik geben können, ohne den Mitarbeiter zu kränken / zu verprellen. Eine berechtigte Sorge, gerade in Zeiten von Fachkräftemangel. Diese Führungskräfte wollen Feedback nicht mehr auf die „lange Bank“ schieben, vielleicht auch deshalb, weil es die Unternehmenskultur zunehmend fordert.

Das Unternehmen als lernende Organisation

Spätestens seit dem Buch-Erfolg des Management Autors Peter Senge, Die fünfte Disziplin, wissen wir, wie wichtig eine lernende Organisation ist. Lernende Organisationen können sich in einer wandelnden Umwelt anpassen und wirtschaftlich erfolgreicher arbeiten. Nicht zuletzt im Zusammenhang mit der Digitalisierung erlebt die Feedbackkultur gerade eine Renaissance. Das gilt insbesondere in Konzernen.  Eine Feedback Kultur sorgt dafür, dass das Unternehmen lernfähig ist, sich schneller entwickelt und als Arbeitgeber attraktiver wird.

Der Nutzen einer Feedbackkultur

• Rückmeldung über das eigene Verhalten und die Wirkung auf andere ermöglicht neue Lernerfahrungen
• Das Potenzial aller Mitarbeiter wird in die Unternehmensentwicklung einbezogen, attraktiv für junge Talente
• Lernzyklen und prozessuale Optimierungen können schneller erfolgen, Störfaktoren werden besser erkannt
• Mitarbeiter fühlen sich gesehen und wertgeschätzt, positive Rückmeldung ermutigt
• Vertrauen und Selbstbewusstsein können institutionell gestärkt werden

Definition von Feedback

Feedback in Unternehmen ist eine Gesprächsform,  anderen offen und ehrlich etwas darüber zu sagen, wie sie oder ihre Arbeitsergebnisse gesehen / erlebt werden. Feedback besteht immer aus zwei Komponenten: eine Person erklärt sich, eine Person hört aktiv zu.

Nach der Kommunikation-Theorie von Schulz von Thun enthält jede Kommunikation und damit auch die Rückmeldung vier Mitteilungsebenen:

1. Die sachlich nachprüfbare Beobachtung
2. Eine Selbstoffenbarung über den Feedback-Geber
3. Eine Aussage über die Beziehung zwischen dem Feedbackgeber und dem Empfänger
4. Eine Handlungsaufforderung an den Feedback-Nehmer

Welche Formen von professioneller Rückmeldung gibt es?

Als Führungsinstrument haben sich verschiedene Varianten des Feedbacks etabliert. Das kann im klassischen 4-Augen Gespräch Führungskraft / Mitarbeiter stattfinden. Weitere Formen sind:

• Mitarbeiterjahresgespräche
• Blitzlichter
• Daily Scums,
• Offene oder anonyme Feedbacks

um nur einige Varianten zu nennen. Eine neuere Bewegung, die aus den USA kommt, betreibt Feedback unter dem Stichwort „Radical Candor“, radikale Offenheit. Ziel von Radical Candor ist es, eine intensive Kultur des sich wechselseitig Rückmeldung Gebens in einer Organisation zu etablieren.

Am Ende einer Arbeitseinheit, eines Geschäftsjahres, eines Projektes oder einer Sitzung soll ein Austausch stattfinden, um aus den konkreten Erfahrungen zu lernen und zu prüfen, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden. Feedback im Unternehmen findet immer im hierarchischen Raum statt, Machtthemen fließen häufig mit ein, bewusst oder unbewusst.

Feedback ist kein Selbstläufer

Rückmeldung zu geben ist eine Kunst. Eine Kunst, die nicht alle Führungskräfte beherrschen. Rückmeldung zu geben ist eine Frage

• der persönlichen Haltung (wertschätzend, am Menschen orientiert)
• der Technik (siehe Regeln des Feedbacks)
• des Fingerspitzengefühls.

Wenn diese drei Komponenten beachtet werden, kann die Rückmeldung ihre positive Wirkung entfalten und zu einem wahren Motivationsschub führen. Falsch eingesetzt kann Feedback wehtun, peinlich sein, Abwehr auslösen und neue Probleme kreieren. Professionelles Lob/Kritik benötigt Übung, insbesondere mit den Gefühlen des Mitarbeiters und den eigenen Gefühlen gut umgehen zu können.

Lob und Kritik sollten in einem guten Verhältnis stehen. Sprachanalysen von John Gottman haben ergeben, dass eine Relation von 5 (Lob):1 (Kritik) für die meisten Menschen passt. Überwiegt der Kritik Anteil, so kann dies zu einer Verletzung des Selbstwertgefühls führen.

Feedback als Selbstoffenbarung

Indem der Vorgesetzte Feedback gibt, sagt er immer auch etwas über sich selbst aus: welche Werte sind ihm wichtig, welche Erfahrungen hat er gemacht und welche Persönlichkeit stellt er dar. Beispiele: perfektionistisch, kleinteilig, operativ.  Als Business-Coach spreche ich von der Selbstoffenbarungs-Komponente. Auch deshalb scheuen manche Führungskräfte die persönliche Rückmeldung. Sie verfahren nach dem Prinzip: nicht kritisiert ist schon gelobt.

Der Wunsch nach Lob/Kritik – eine Frage des Alters

Jüngere Führungskräfte wünschen sich in aller Regel mehr Lob/Kritik als ältere. Empirische Befragungen zeigen, dass der Wunsch nach Feedback tendenziell mit dem Alter abnimmt. Ein weiteres Ergebnis von Umfragen: Führungskräfte selbst sind nicht immer an Rückmeldung seitens ihrer Mitarbeiter interessiert. Das geht mancher Führungskraft zu weit. Sie fühlt sich in ihrem Stolz verletzt.

Wieso sind Mitarbeiter nach positiver Rückmeldung manchmal gekränkt?

Wenn Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum keine Rückmeldung bekommen, sondern erst zum Mitarbeiter-Jahresgespräch, kann dies zu einer „kognitiven Dissonanz“ beim Feedback-Nehmer führen. Der Mitarbeiter hat lange gewartet, vieles geschluckt und erwartet jetzt eine umfassende Belobigung. Wenn diese ausbleibt, kann das in ihm ein Gefühl von Kränkung auslösen.

Typische Fehler beim Feedback geben

Als Führungskräfte Coach erlebe ich immer wieder, dass Vorgesetzte die folgenden Fehler begehen:

• Die Aussagen sind wertend anstatt beschreibend
• Der Vorgesetzte beobachtet zu wenig und fällt ein pauschales Urteil
• Die Rückmeldung an den Mitarbeiter ist nicht konkret genug, sondern zu vage.
• Das Feedback bezieht sich auf etwas, das der Mitarbeiter nicht ändern kann
• Die Rückmeldung ist nicht erbeten sondern wird dem Mitarbeiter aufgezwungen

Die wichtigsten Regeln für Feedback

• Das Feedback sollte möglichst unmittelbar erfolgen, warten Sie nicht zu lange
• Fokussieren Sie sich auf ein konkretes Thema, ein konkretes Verhalten
• Bleiben Sie konstruktiv und vermeiden Sie persönliches
• Wenn Sie Feedback nehmen, stellen Sie sicher, dass Sie gefühlsmäßig dazu in der Lage sind
• Hören Sie aktiv zu, trennen Sie zwischen Person und Sache

Mein Coaching

Gerne unterstütze ich Sie mit meinem Führungskräfte-Coaching bei Ihrem Anliegen rund um das Thema „Feedback“ bzw. alle weiteren Business Themen. Sie haben in mir einen erfahrenen Business Coach, der sich individuell um Ihre berufliche Situation kümmert.

Hans-Georg Lauer

Coaching in Köln: Hans-Georg Lauer