Was Sie als Führungskraft beim Change Management / bei Veränderungsprozessen beachten sollten

Wenn Sie heutzutage als Führungskraft national oder international tätig sind, dann werden Sie in Ihrer Karriere um das Thema Veränderung und Veränderungsprozesse nicht herumkommen. Nicht zuletzt aufgrund der technologischen Entwicklung (siehe mein Blog Beitrag https://hglauer.com/veraenderungsprozesse-bei-digitalisierungs-projekten/) und der Globalisierung wird eine Anpassung der Organisation in immer kürzeren Zyklen erforderlich sein. Stichworte in Zeiten des Umbruchs sind agile Organisation und Holokratie (= Entscheidungsfindung mit Transparenz und partizipativen Strukturen, wichtiges Prinzip: häufige, kleinere Kurskorrekturen an Stelle von riesigen Grundsatz-Planungen). Wenn sich die Märkte schneller verändern, dann hat das Folgewirkungen für Unternehmen. Diese müssen sich ebenfalls schneller und flexibler den geänderten Marktbedingungen anpassen und mit ihnen ihre Führungskräfte.

In vielen meiner Coaching-Projekte geht es deshalb aktuell um die Frage, wie führe ich erfolgreich Veränderungsprozesse durch. Viele meiner Klienten befinden sich gerade in einem Veränderungsprozess und verbringen mehr als 30 % ihrer Zeit mit der Gestaltung von Veränderungen. Und dieser Anteil dürfte in den folgenden Jahren weiter zunehmen. Also viele gute Gründe, um sich mit Veränderungsprozessen zu beschäftigen.

Professionelles Projektmanagement als Basis für jeden Change Prozess

Nach wie vor bildet ein professionelles Projektmanagement eine gute Basis für jeden Change Prozess. Die „technologische“ Seite darf nicht unterschätzt werden. Koordination und Planung werden benötigt und müssen durch moderne Projektmanagement Tools unterstützt werden. Im Gegensatz zu früheren „Wasserfall-Modellen“ (= nicht iteratives Vorgehen im Projektmanagement, z.B. bei der Software-Entwicklung) setzen Organisationen heute auf ein agiles und flexibles Modell. Die großen Planungen auf dem Reißbrett gehören der Vergangenheit an. Zwischenschritte, Abstimmungsrunden, Feedback-Schleifen und kurze Planungszyklen beherrschen das heutige Bild.

Die Veränderungsformel respektieren

Unabhängig vom konkreten Anlass der Veränderung (technologischer Wandel, Globalisierung, Kosten-Reduktion) konnte ich als Führungskräfte –Coach in vielen Situationen feststellen, dass Veränderung nur dann gelingt, wenn die sog. „Veränderungsformel“ respektiert wird:

Positive Vision * Leidensdruck + Erste Schritte > Kosten der Veränderung (= Zeit-und Kostenaufwand)

Diese Formel gilt sowohl für die Veränderung Einzelner, von Abteilungen und ganzen Organisationen. Fehlt es an nur einem Element auf der linken Seite der „Gleichung“, so wird es keinen erfolgreichen Veränderungsprozess geben. In meinem Coaching prüfe ich mit meinem Klienten, ob alle Elemente vorhanden sind und ob es eventuelle Barrieren gibt, die bislang nicht bekannt oder bewusst gemanagt wurden. Als Manager tun Sie gut daran, dem „Leidensdruck“ (z.B. neuen Konkurrenten aus Fernost, schlechte Kundenzufriedenheitswerte, etc.) eine positive Vision entgegenzusetzen. Des Weiteren sind Sie als Führungskraft gefordert, möglichst viele Mitarbeiter zu gewinnen, die Ihr Veränderungsziel unterstützen und weiter promoten.

Darüber hinaus gibt es in einem Change Prozess immer wieder ähnliche Maßnahmen und Aufgaben, auf die es ganz entscheidend ankommt:

• Die Ausgangssituation / den Leidensdruck sauber analysieren
• Für die Vision und das Veränderungsziel in der Organisation werben
• Glaubwürdiges Vorbild sein und die gewünschte Veränderung selbst vorleben
• Dem mittleren Management und den Mitarbeitern mit Vertrauen begegnen (siehe Blog https://hglauer.com/vertrauenskultur-in-unternehmen/
• Unterstützer und Change Agents in der Organisation gewinnen
• Ausreichende Ressourcen für die geplante Veränderung mobilisieren

Konkrete Empfehlungen für Ihren Veränderungsprozess

Als Führungskräfte-Coach kann ich Ihnen folgende, konkrete Empfehlungen für die erfolgreiche Führung von Veränderungsprozessen auf den Weg geben:

• Nutzen Sie sowohl top down als auch bottom-up Initiativen. Nur ein Anstoß durch die Geschäftsführung ist genauso wenig Erfolg versprechend wie eine Initiative von unten. Nutzen Sie beide Ansätze, um die Veränderung wechselseitig zu verstärken.

• Testen Sie Ihren Plan und fangen Sie in einer kleinen Einheit an. Laden Sie die Mitarbeiter zu Best Practice Workshops ausgehend von einer ersten Implementierung ein.

• Gutes spricht sich in jeder Organisation schnell herum und wird zu einem sich selbst verstärkenden Prozess. Erzeugen Sie lieber eine Sogwirkung anstelle eines reinen „Push“ in die Organisation.

• Machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten und halten sie den Prozess für alle Beteiligten transparent, z.B. über Stand-up Meetings („daily scrum“), Frühstücksrunden, Talkrunden in der Mittagspause, Best Practice Gruppen.

• Suchen Sie sich bewusst eine kleine Gruppe von engagierten Change-Agents. So kommen Sie schneller voran und haben Promotoren, die hinter Ihren Ideen stehen.

• Stellen Sie sicher, dass ihr Projekt und jeder einzelne Mitarbeiter über genügend zeitliche Ressourcen verfügt. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle.

• Stellen Sie sich darauf ein, dass es auch Hindernisse und Schwierigkeiten geben wird. Indem Sie diese Haltung einnehmen, können Sie weniger überrascht werden. Und prüfen Sie, welche Chance in einer Schwierigkeit stecken. Stellen Sie auch Ihre Mannschaft frühzeitig auf mögliche Hindernisse ein.

• Starten Sie mit ersten Aktionen und sorgen Sie dafür, dass Ihr Projekt aus dem Planungsstadium so schnell wie möglich herauskommt. So gewinnt das Projekt rasch an Kontur.

Um Veränderungsprozesse erfolgreich umzusetzen, hat es sich als zweckmäßig herausgestellt, Ihr Management bereits in die Konzipierungs-Phase einzubeziehen und  frühzeitig durch Personalentwicklungs-Maßnahmen / Organisationsentwicklung zu begleiten. Coaching kann dabei helfen, Ihre Veränderungspläne auf Ebene der einzelnen Führungskräfte zu unterstützen.

Hans-Georg Lauer

Coach in Köln